会社員のプレゼンテーションは相手によって変えましょう




こんにちは。いつも読んでくださりありがとうございます。

にじまる(@nijimaru_kun)です。

 

今日は久しぶりにプレゼンテーションの技術について書いてみようと思います。

プレゼンなんて、学生時代は数回学会発表をしたくらいで、ほとんど経験などなかったのですが、会社に入ると一気に報告機会は増えます。会社勤めしているときには年間数回の社長を含む幹部への技術報告会、学会発表、お客様への技術紹介、月例の報告会など数えてみると数十回の発表を行っていました。最後の数年は実験よりもどのように技術をアピールして研究費をもらうかに注力していたように思います。

最初は私も先輩にいろいろ直してもらいながらでしたが、最終的には重要な資料を任されるようになっていました。

そんな私が試行錯誤しながら、喜んでもらえる資料作りについてのノウハウを見つけましたので皆さんに使ってもらえればと思います。

 

発表資料は相手の立場によって変えましょう

会社で研究員をされている、あるいは数字を使っている方が特に陥りやすい間違いがあります。

それは、偉い人に詳細なデータを報告してしまっているということ。自分が頑張って成果を出していることを認めてもらいたいのはわかりますが、会社役員など経営者にそんなことをしても眠くさせるだけです。

ではどのような発表にするのが良いのでしょうか。今回は役員・上司(中間管理職)・担当レベルと3つの段階で行うべきプレゼンテーションのスタイルについて勉強しましょう。

 

会社役員が必要としている報告

ビジネスにおける研究では、投資金額に対するリターンが会社役員の知りたい内容になります。

そのため、発表内容は

将来見込める利益・売上

いつまでに達成できるのか

どれくらいの研究費が必要か

以上の3点を入れることが最低条件になります。

このようなニーズに対して、研究の試行錯誤を一生懸命話すことは大きく的を外しているのがご理解いただけるでしょう。

そして、重要なことは担当レベルでどのように進めるのが良いのかという意見をまとめで述べてあげるとさらに素晴らしいものになるでしょう。経営者はどうしても現場が見えにくいです。どれくらい大変なものなのか、担当者がやる気があるのかがわからないのでせっかくの機会ですので意見を言ってみましょう。

ただし、担当者レベルから経営者への意見はすべて建設的であることが重要。というのも、ここであまりに否定的なことをいうと上司の指導の問題になりかねません。意見の内容は「どれくらいの難易度か」を数値を使って示すこと(追加投資の必要金額や研究期間予測)が良いでしょう。

 

会社役員への報告内容案

私が発表資料を作る時には以下の順と時間配分としますので、参考にしてください。

  1. 研究目的と達成された時の利益について(スライド2~3枚)
  2. 研究目的達成に必要な課題を箇条書き(スライド1枚)
  3. それぞれの課題についての予定線表(スライド1枚)
  4. 課題ごとの進捗を説明(発表時間の40~50%を使うつもりで)
  5. 未達成課題についての解決案を複数提示(1~2枚)
  6. 新しい解決を含めた線表と必要投資金額の提示(1枚)
  7. 技術確立後の応用先のアイディア(1枚)
  8. まとめ(1枚)

発表時間がない場合には4を短縮、6・7をなくすことでわかりやすさを変えずに説明できると思います。途中寝てしまう方のために、まとめは要点を数値で説明しましょう。

例えば、

「以上まとめですが、○○という課題に対して課題A完了、課題B達成率●●%となりました。20##年までに完了させ、売り上げ○○億円を達成します」

などで締めましょう。納期について意識できている印象を付けられますし、喜んでもらえると思います。

 

中間管理職への説明資料

あなたの上司である中間管理職の方への説明は、より実現の可能性や具体的施策についての情報を多く入れてあげる必要があります。彼らの仕事は経営者への報告になりますので、現在担当している案件をこのまま進めるべきかについて判断しなければならないのです。

このことを考えると、これからやるべきことと難易度について正直に伝えてあげる必要があります。

成果報告とはことなる意味をもちますので、あなたがどれだけ成果を上げているかについて見栄を張るのは禁物です。デキているところ、デキていないところを理解しやすいように丁寧に列挙する方が良いです。

また、彼らの上司への報告に必要になる、使えるデータを事前に作ってあげるつもりで資料作成してあげると喜んでもらえます。その点で、予定に関する線表と売り上げに関する見込みについて先に作成しても良いです。

また、この階層の方への報告資料には時間をかけ過ぎないことも重要。詳細データは手書きでグラフイメージを共有してからの方が結果早く資料が完成します。

 

担当レベルでの打ち合わせ

同じ担当レベルでの打ち合わせにはパワーポイントを使った出来上がった資料を作る必要はありません。エクセルや生データを持ち寄って会話することを大切にしましょう。

ただし、結果のグラフ化は必須です。

目標値を入れたグラフを作成して、あなたの結果に対する考察をしっかりと説明する必要があります。

また、あなたがリーダーで部下を指導する立場の場合には、これまで上司に説明するときに使った資料などから目的の部分を抜き出して仕事の意義について共通認識を持ってもらうと良いです。

仕事にやりがいを持ってもらうことで、成果が出やすい環境になりますので是非お試し下さい。

 

まとめ

組織の階層ごとの発表について、おススメの戦略をお伝えしました。

大切なのは聞き手が何を必要としているかというところに合わせた情報を伝えるということです。もし研究員でなくとも使える根本的な部分となりますので是非応用してください。

 

 











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